Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

SecticSolar S.A.S. (en adelante "SecticSolar", "nosotros" o "la Compañía"), identificada con NIT 900.XXX.XXX-X, con domicilio en Bogotá, Colombia, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante "la Política").

Esta Política establece los términos y condiciones bajo los cuales SecticSolar recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores, empleados y cualquier otra persona que interactúe con nuestra plataforma ConjuntOS.

2. Definiciones

Para efectos de esta Política, se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Responsable del Tratamiento

SecticSolar S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma ConjuntOS y sus servicios asociados.

Datos de contacto:

• Razón Social: SecticSolar S.A.S.
• NIT: 900.XXX.XXX-X
• Dirección: Calle XX #XX-XX, Bogotá, Colombia
• Email: sectic@gmail.com
• Teléfono: +57 (1) XXX XXXX
• Sitio Web: www.secticsolar.com

4. Datos Personales Recolectados

SecticSolar recolecta las siguientes categorías de datos personales:

4.1. Datos de Identificación

• Nombre completo
• Tipo y número de documento de identidad
• Fecha y lugar de nacimiento
• Nacionalidad
• Fotografía (opcional)

4.2. Datos de Contacto

• Dirección de residencia
• Número de teléfono fijo y móvil
• Correo electrónico

4.3. Datos de la Propiedad

• Número de unidad/apartamento/casa
• Torre o bloque
• Tipo de propiedad (propietario, inquilino, residente)
• Vehículos registrados (placa, modelo, color)
• Mascotas registradas (tipo, raza, foto)

4.4. Datos Financieros

• Estado de cuenta (saldos, pagos, facturaciones)
• Historial de transacciones
• Métodos de pago registrados

4.5. Datos de Uso y Actividad

• Registros de acceso (entrada/salida a la copropiedad)
• Historial de visitantes autorizados
• Reservas de áreas comunes
• Participación en asambleas y votaciones
• PQRs y comunicaciones con la administración

4.6. Datos Técnicos

• Dirección IP
• Cookies y tecnologías similares
• Información del dispositivo (tipo, sistema operativo)
• Logs de actividad en la plataforma

5. Finalidades del Tratamiento

SecticSolar tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

5.1. Prestación del Servicio

• Gestionar el registro y acceso a la plataforma ConjuntOS
• Administrar el censo de residentes, propietarios e inquilinos
• Controlar el acceso de personas y vehículos a la copropiedad
• Gestionar reservas de áreas comunes
• Realizar facturación y gestión de cartera
• Facilitar la comunicación entre residentes y administración
• Organizar y ejecutar asambleas virtuales

5.2. Seguridad y Control

• Implementar medidas de seguridad física y lógica
• Prevenir fraudes y actividades ilícitas
• Realizar investigaciones internas cuando sea necesario
• Cumplir con requerimientos de autoridades competentes

5.3. Mejora del Servicio

• Analizar patrones de uso para mejorar la plataforma
• Desarrollar nuevas funcionalidades
• Realizar estudios de satisfacción
• Optimizar la experiencia del usuario

5.4. Comunicaciones

• Enviar notificaciones sobre el servicio
• Informar sobre actualizaciones y mantenimientos
• Responder consultas y solicitudes
• Enviar comunicaciones de marketing (con autorización previa)

5.5. Cumplimiento Legal

• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias
• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas
• Ejercer derechos en procesos judiciales

6. Derechos del Titular

Como Titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SecticSolar como Responsable del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SecticSolar para el tratamiento de sus datos.
3. Ser informado por SecticSolar, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.1. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, el Titular o su representante deberán:

1. Enviar una solicitud al correo electrónico: sectic@gmail.com
2. Incluir en la solicitud:
   • Nombre completo y número de identificación del Titular
   • Descripción clara de los hechos y el derecho que desea ejercer
   • Documentos que soportan la solicitud (si aplica)
   • Datos de contacto (dirección física y/o electrónica)
3. SecticSolar responderá la solicitud en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
4. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. El solicitante tendrá 2 meses para aportar la información requerida.

7. Medidas de Seguridad

SecticSolar implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

7.1. Medidas Técnicas

• Encriptación de datos en tránsito y en reposo (SSL/TLS, AES-256)
• Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
• Autenticación de dos factores (2FA)
• Backups automáticos diarios con encriptación
• Monitoreo continuo de seguridad 24/7
• Certificación ISO 27001

7.2. Medidas Organizacionales

• Acceso restringido a datos personales según roles y permisos
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores
• Capacitación periódica en protección de datos
• Auditorías de seguridad regulares
• Plan de respuesta a incidentes de seguridad

7.3. Infraestructura Cloud

• Servidores alojados en AWS (Amazon Web Services)
• Centros de datos con certificaciones SOC 2, PCI DSS
• Redundancia geográfica para continuidad del servicio
• Uptime garantizado del 99.9%

8. Transferencia Internacional de Datos

Algunos de nuestros proveedores de servicios tecnológicos (como AWS, Google, Microsoft) pueden estar ubicados en países fuera de Colombia. SecticSolar garantiza que cualquier transferencia internacional de datos cumple con las siguientes condiciones:

• Se informa al Titular sobre la transferencia en el momento de la recolección
• El país destino cuenta con niveles adecuados de protección de datos
• Se suscriben cláusulas contractuales que garantizan la protección de datos
• Se implementan medidas de seguridad equivalentes a las exigidas en Colombia

Los proveedores actuales con transferencia internacional incluyen: Amazon Web Services (USA), Google Cloud Platform (USA), Microsoft Azure (USA). Todos cumplen con GDPR europeo y tienen certificaciones internacionales.

9. Vigencia y Actualización

Esta Política tiene vigencia desde el 1 de enero de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada.

SecticSolar se reserva el derecho de actualizar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado a los Titulares a través de:

• Publicación en el sitio web www.secticsolar.com/habeas-data
• Notificación por correo electrónico
• Anuncio dentro de la plataforma ConjuntOS

Se recomienda revisar periódicamente esta Política para estar informado sobre cómo protegemos sus datos personales.

10. Autoridad de Control

La autoridad encargada de velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Página web: www.sic.gov.co
• Dirección: Carrera 13 No. 27 – 00, Pisos 1, 2 y 3, Bogotá D.C.
• Línea gratuita: 018000 910165
• Email: contactenos@sic.gov.co

11. Aceptación de la Política

Al proporcionar sus datos personales a SecticSolar y utilizar la plataforma ConjuntOS, usted manifiesta:

1. Haber leído y comprendido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales
2. Conocer y aceptar las finalidades del tratamiento aquí descritas
3. Autorizar expresamente el tratamiento de sus datos personales
4. Conocer sus derechos como Titular y los procedimientos para ejercerlos
5. Estar informado sobre las medidas de seguridad implementadas